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浙江省档案局关于印发《浙江省村级组织换届档案管理暂行规定》的通知
文章来源:浙江省档案局业务指导处   作者:  点击数:

各市、县(市、区)档案局:

根据省委、省政府有关村级组织换届选举工作文件的精神,经商省村(社区)组织换届工作领导小组办公室同意,现将《浙江省村级组织换届档案管理暂行规定》印发给你们,请遵照执行。

 

 

 

浙江省档案局

2017年3月1日


浙江省村级组织换届档案管理暂行规定

 

第一条 为加强村级组织换届档案管理工作,确保换届档案和村级档案的安全,使其更好地服务基层民主政治建设和社会治理体系建设,根据《档案法》《村民委员会组织法》等有关法律法规,结合本省实际,制定本暂行规定。

第二条 村级组织换届档案管理工作包括对村党组织、村民委员会、村务监督委员会、村经济合作社等村级组织和机构在换届过程中产生的文件的收集、整理、归档工作以及换届前后各类村级档案的交接工作等。

第三条 村级组织换届档案管理工作对于反映村级组织换届工作的真实历史面貌,维护村民合法权益、保障选举合法性,促进村级组织换届工作的顺利进行和换届后各项工作的有序开展具有重要的意义,也是扩大基层民主,实行村民自治,促进农村社会稳定和经济发展的必要措施。

第四条 各级村级组织换届工作机构和有关工作人员,都有做好村级组织换届档案管理工作的义务。凡规定应归档的文件和应移交的档案,必须按照规定集中统一管理,任何单位和个人不得擅自处置或据为己有。

第五条 村级组织换届档案管理工作实行分级管理的模式,在县(市、区)村级组织换届工作领导机构统一领导下,由县(市、区)档案行政管理部门负责监督、指导和培训,乡镇(街道)村级组织换届工作指导机构和乡镇(街道)综合档案室负责组织实施。村级组织应指定专人负责做好本村换届档案管理工作。

第六条 各级村级组织换届工作领导和指导机构应将换届档案的收集、整理、归档工作和村级档案的交接工作,作为一项重要内容,纳入换届工作程序、工作计划,列入有关人员职责范围,与换届各项工作同时安排,同步进行。

第七条 凡是村级组织换届过程中直接形成的,反映换届工作历史面貌,具有查考利用价值的文字、图表、照片、录音、录像和电子文件等不同载体的文件都应归档。文件归档范围及档案保管期限表可参见附件1。

第八条 乡镇(街道)形成的村级组织换届工作文件归入乡镇(街道)文书档案,由乡镇(街道)村级组织换届工作指导机构负责收集、整理,并移交乡镇(街道)综合档案室集中统一管理;村级组织形成的换届工作文件,由村负责收集、整理和保管。

第九条 收集归档的文件应真实有效、信息完整、字迹清楚、数字准确,签字盖章、日期等具有法律效力的标识完整齐备,印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案长久保存的要求。

第十条 纸质档案的整理应根据档案保管单位实际情况,按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)和《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)标准执行。数码照片档案、电子档案的整理分别按《数码照片档案归档与管理规范》(DA/T50-2014)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)等有关标准执行。实物档案按件整理。

第十一条 村级组织换届前,各乡镇(街道)应指导监督辖区内各村对现存档案进行全面清点,做好档案数量统计和编目工作。原村级组织成员要将本人在执行村务活动中形成的,属于归档范围的文件,全部移交给指定的人员进行整理归档。

第十二条 新一届村级组织产生后,原村级组织必须在10日内将档案全部移交给新一届村级组织,并履行交接手续。交接工作由村级组织选举委员会主持,乡镇(街道)负责监督。不能及时移交的应由村级组织选举委员会进行监管,严防散失。必要时可在选举前将档案暂存乡镇(街道)。

第十三条 新一届村级组织应明确档案工作责任人,确定具体负责档案管理的人员,配置必要的档案保管场所和档案装具设备,确保本村换届档案和所移交的村级档案的完整、安全和有效利用。

第十四条 换届工作结束后,乡镇(街道)应及时统计所辖村的换届档案管理情况,并在1个月内将有关情况报县(市、区)组织部门和档案行政管理部门。

第十五条 换届档案的保管单位应建立村级组织换届档案查阅和借阅制度,严格履行查阅、借阅登记手续。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露和擅自公开选举有关内容。

第十六条 封存的选票未经乡镇(街道)批准,任何人不得私自开启。选票至少保留1届以上时间。销毁换届档案前应按照有关规定办理销毁手续,未经批准不得擅自销毁。

第十七条 对于在村级换届过程中涂改、损毁、丢失档案或拖延、拒绝移交档案的,将按照有关法律规定进行严肃处理,并追究有关人员责任;情节严重涉嫌犯罪的,移交司法机关追究其刑事责任。

第十八条 城市社区组织换届档案管理工作可参照本暂行规定执行。

第十九条  本暂行规定由浙江省档案局负责解释。

第二十条  本暂行规定自印发之日起执行。


附件1

 

村级组织换届工作文件归档范围和档案保管期限表

一、乡镇(街道)形成的村级组织换届工作文件

1.上级有关换届工作的文件;(30年)

2.本级成立换届工作领导小组、指导组的文件,工作成员名单,下派指导换届选举的工作人员名单;(永久)

3.换届工作实施方案;(永久)

4.换届工作有关会议材料、领导讲话、会议记录和会议纪要等;(永久)

5.向上级部门报送的有关换届工作的请示、计划、方案等及上级部门的批复;(永久)

6.试点工作文件选编;(30年)

7.换届选举工作人员业务培训文件;(10年)

8.换届选举宣传工作中形成的文件;(10年)

9.换届工作简报和情况通报;(10年)

10.换届工作来信来访及调查、处理等材料;(永久)

11.统一制作的换届工作文书样张,各类表格、选民证、选票、委托书样式等;(永久)

12.各村呈报的换届选举请示,候选人名单等(永久)

13.对候选人的审核、考察、批复文件;(永久)

14.各村上报的选举结果报告单;(永久)

15.对各村选举结果的批复、通知;(永久)

16.换届工作统计表、登记表、名册;(永久)

17.换届工作的预决算文件;(永久)

18.换届工作的检查验收文件与总结;(永久)

19.有关换届选举工作的照片、录音、录像、光盘及电子文件、实物等;(永久)

其他有保存价值的文件。(30年)

二、村(社区)形成的村级组织换届文件

(一)村党组织

1.成立村党组织换届选举工作领导小组的文件;(永久)

2.村党组织换届选举工作实施方案;(永久)

3.村务联席会会议材料及制定的三年发展目标、具体工作任务文件;(30年)

4.向乡镇(街道)党委呈报的选举请示、工作报告;(永久)

5.乡镇(街道)党委的批复、公示材料;(永久)

6.民主测评会会议材料;(永久)

7.乡镇(街道)党组织的推荐材料;(永久)

8.党员群众的推荐材料;(永久)

9.候选人初步人选名单及资格审查材料;(永久)

10.乡镇(街道)党组织考察反馈材料;(永久)

11.候选人预备人员名单、公示材料;(永久)

12.乡镇(街道)党组织对候选人预备人选的批复文件;(永久)

13.候选人预备人选签订的竞职承诺书、创业承诺书、辞职承诺书(“三项承诺书”);(30年)

14.村党组织换届选举办法;(永久)

15.党员选举大会会议材料、选举结果统计材料、选举结果报告单;(永久)

16.选票;(5年)

17.乡镇(街道)党组织对选举结果的批复文件。(永久)

(二)村民委员会

1.村务联席会议、村民代表会议会议记录、会议纪要等;(永久)

2.现任村民代表会议会议材料及讨论通过的村民委员会选举办法、村民代表选举办法、村民选举委员会推选办法;(永久)

3.村民选举委员会成员名单、选民资格等公告;(永久)

4.选民登记材料、选民名单及公告;(永久)

5.村民委员会成员职位、“自荐”报名、委托等公告;(10年)

6.正式选民名单,选区划分、村民代表名额分配等公告;(10年)

7.委托投票登记材料;(10年)

8.自荐人资格审查材料;(30年)

9.选举公告;(永久)

10.自荐人(候选人)名单、竞选职位、照片、身份证、“三项承诺书”等材料及相关公告;(30年)

11.委托投票确认和公告,选民证、委托投票证样式;(30年)

12.流动票箱投票、无效票认定规则、投票须知,唱票、计票、监票等工作安排;(10年)

13.选举结果统计材料、选举结果报告单;(永久)

14.选票;(5年)

15.乡镇(街道)印发的选举结果通知。(永久)

(三)村务监督委员会

1.村民代表会议、村民会议讨论通过的村务监督委员会选举办法;(永久)

2.村务监督委员会候选人推选(自荐)公告;(30年)

3.候选人资格审查材料及正式候选人名单;(永久)

4.正式候选人签订的“三项承诺书” ;(30年)

5.村民代表会议、村民会议发布的选举公告;(永久)

6.选举会议会议材料、选举结果统计材料、选举结果报告单、当选人名单;(永久)

7.选票。(5年)

(四)村经济合作社

1.社员代表会议会议材料、会议记录、会议纪要等;(永久)

2.社员代表推选办法;(永久)

3.社员选民(社员户)登记、公示材料,社员代表授权书;(30年)

4.新一届社员代表大会会议材料、会议记录、会议纪要等;(永久)

5.村经济合作社换届选举办法;(永久)

6.村经济合作社管理委员会、村经济合作社监督委员会候选人推选材料、资格审查材料;(30年)

7.乡镇(街道)对候选人的批复;(永久)

8.社员选民大会、社员代表大会会议材料,村经济合作社章程、选举结果统计材料、选举结果报告单;(永久)

9.选票。(5年)

(五)其他

1.上级有关换届工作的文件;(永久)

2.村级组织换届财务审计结果报告;(永久)

3.换届选举宣传工作中形成的文件;(10年)

4.换届选举期间形成的各类简报、信息;(10年)

5.与换届选举工作有关的数据统计表,换届工作总结;(永久)

6.新老村级组织的档案交接凭证、文据;(永久)

7.有关换届选举工作的照片、录音、录像、光盘及电子文件、实物等;(永久)

8.其他有保存价值的文件。(30年)


附件2

档案交接文据

移出单位名称

 

接收单位名称

 

交接性质

 

档案名称(类别)

载体形式

数量

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

合计

 

移出说明

 

接收意见

 

移出单位(印章)

负责人:                

经办人:                

移出日期:                 

接收单位(印章)

负责人:                

经办人:                

接收日期:                

           

 

抄送: 省村(社区)组织换届工作领导小组办公室,省纪委,省委组织部,省农办、省民政厅、省农业厅。

浙江省档案局办公室                      2017年3月1日印发

 

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